- Подписка на новости и полезные материалы
- Документы уволившихся нужно уничтожать
- Выбор читателей
- Простого чека индивидуального предпринимателя недостаточно для определения стоимости его услуг
- Включаются ли штрафы в налоговую базу по НДС?
- Как долго будет действовать срок взыскания дополнительных платежей?
- Роструд ответил, как хранить копии документов уволенных сотрудников
- Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
06. 04. 2022 В каждой типографии есть бывшие сотрудники. Люди, которые уволились в разные периоды существования компании. При приеме на работу они получили копии различных документов, сформированные личные папки и заполненные карточки сотрудников. Все эти документы должны быть возвращены или уничтожены после увольнения.
Практически во всех компаниях можно найти папки с документами уволенных сотрудников. Многие из них хранят большие пакеты с копиями документов, ранее собранных сотрудниками. Если компании продолжают хранить копии личных документов, таких как паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, военные билеты, дипломы и т. д., это является нарушением Закона о персональных данных и влечет ответственность, предусмотренную статьей 13.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ. С 27 марта 2021 года Федеральный закон 24. 02. 19-ФЗ от 2021 года вносит изменения в эту статью и увеличивает штраф в два раза.
Кроме того, бухгалтерская служба запрашивает документы у зарезервированных сотрудников, рассчитывая больничные листы, медицинские выплаты, документы на покупку и т.д. Например, свидетельства о рождении, браке.
Мало кого волнует проблема уничтожения копий лишних документов после увольнения.
Вопрос о том, имеют ли право компании хранить копии документов уволенных сотрудников, в частности копии паспортов или снилсов, был задан 25 августа на сайте Инспекция.РФ. Эксперт в своем выступлении ответил отрицательно.
Хранить копии документов работника можно только с его письменного согласия. И если в этом согласии нет разрешения на хранение копий документов после увольнения, то они должны быть возвращены или уничтожены.
При этом эксперты Роструда подчеркнули, что согласие на хранение копий личных документов работника требуется не только на послеувольнительный период, но и на весь период работы в компании.
На личные документы работников распространяются положения ст. 11 закона от 27 июля 2006 г., ст. 152-ФЗ «О персональных данных». Получение, обработка и сбор персональных данных возможны только с письменного согласия держателя персональных данных.
Любая организация, которая хочет, чтобы ее отдел кадров или казначей хранили копии документов сотрудников, должна получить письменное согласие работника.
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фотографии с сайта freepik.com.
Документы уволившихся нужно уничтожать
Эту и другие темы подробно обсуждают эксперты Бератора. Войдите в систему Бератор, чтобы она всегда была в вашем распоряжении.
Выбор читателей
Простого чека индивидуального предпринимателя недостаточно для определения стоимости его услуг
Включаются ли штрафы в налоговую базу по НДС?
Как долго будет действовать срок взыскания дополнительных платежей?
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных бухгалтерских вопросах, и переводим сложные документы «с официального на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это просто.
Роструд ответил, как хранить копии документов уволенных сотрудников
Узнайте из первых рук, чего ждать от новой проверки на работе. Эксперты журнала «Главбух» получили эксклюзив от заместителя уполномоченного Роструда.
P> Эксперт Роструда ответил на вопросы о воротах «онлайнинспекции.рф» и подсказал работодателям два варианта работы с документами лишних сотрудников. Эксперт напомнил, что в законодательстве не прописана процедура хранения личных дел сотрудников. Поэтому ответ на вопрос о хранении зависит от того, есть ли письменное согласие.
Первый вариант — согласие есть. Второй — в личном деле работника могут храниться копии паспортов, сунилов, ИНН, свидетельств о рождении, свидетельств о браке, документов об образовании, воинских книжек и других документов.
Второй вариант — работодатель не дает согласия. В этом случае копии документов должны быть возвращены работнику или уничтожены.
Совсем маленькие компании имеют право сокращать штатное расписание, в то время как другим организациям необходимо вести всю кадровую документацию. Смотрите таблицу Системы Главбух о том, какую кадровую документацию нужно редактировать, а какую целесообразно при определенных условиях.
Порядок работы с документами в организации определяется локально. Как правило, основные элементы документооборота определяются ведомственными регламентами. Объясните схему документооборота, подробно описанную в инструкции по делопроизводству организации. Загрузите образцы из системы «Главбух».
В этом случае документооборот кадровых служб рассматривается как составляющая общего потока ведомственных документов. Порядок работы с документами определен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденного приказом Главархива от 25. 05. 1988 № 33. 33 Главархива от 25. 05. 1988 г. О том, как организован документооборот в кадровой службе АФК «Система» эксперт Главбуха подробно узнала у Нины Ковязиной, заместителя директора Департамента медицинского образования и политики в здравоохранении Минздрава России.
Помните, что при увольнении последнюю СЗВ-ТД необходимо сдать в течение рабочих дней, следующих за датой издания приказа или иного документа об истечении срока трудовых отношений. Как заполнить и сдать СЗВ-ТД при увольнении — читайте в системе Главбух.
Ситуации с увольнением могут быть опасны для компаний. Заинтересованный сотрудник может написать заявление в суд, жалобу в прокуратуру и трудовую инспекцию. После проверки компании могут грозить штрафы в дополнение к выплатам работнику. Эксперты системы «Главбух» собрали образцы 80 документов, которые помогут вам безопасно уволить работника. Чтобы было проще найти нужный комплект, все образцы сгруппированы по ситуациям — волеизъявление работника, увольнение по соглашению сторон, по инициативе работодателя.
Работник вправе расторгнуть трудовой договор (ст. 3, ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Подробнее о сроках, документальном оформлении и окончательном расчете при предупреждении об увольнении и увольнении читайте в рекомендациях системы «Главбух», которая является частью учетных мероприятий.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Проверка. Проверяется, знает ли работодатель о том, что вы работаете по требуемой программе.