Прощальное письмо коллеге при увольнении — это документ, который увольняемый сотрудник направляет другому работнику компании. На практике часто используются официальные документы, хотя они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства Российской Федерации. Рассмотрим пенсионные особенности данного материала.
Важно! Этот документ можно скачать на сайте КонсультантПлюс.
Прощальное письмо
Глава 13 действующего Трудового кодекса подробно описывает процесс увольнения. В законе нет упоминания о прощальном письме. Его пишут и отправляют, чтобы выразить благодарность коллегам за совместную работу.
Письмо может быть адресовано каждому коллеге в отдельности или отдельно неопределенному количеству людей. Это зависит от численности коллектива и желаний пенсионера.
Кто может написать
Вопрос прощания с коллегами каждый сотрудник решает самостоятельно. Если в компании сложилась корпоративная культура, прощальное письмо может стать хорошим жестом. Теоретически сотрудник, у которого есть желание поблагодарить своего коллегу, может написать письменный документ. На практике официальные документы составляют люди, занимающие выдающееся положение в компании. Предположительно, человек выходит на пенсию или идет на повышение в другую компанию.
Деловая этика — важный элемент здоровых отношений во всех группах. Доказано, что дружеская атмосфера положительно влияет на производительность.
Способ отправки
Существует несколько традиционных способов отправки писем
В данном случае используются все, кроме второго способа, упомянутого выше. Однако и он может быть удовлетворительным. Он становится более актуальным, если один сотрудник хочет попрощаться с коллегой из другого структурного подразделения, филиала или операционной дистанции.
Самый простой и эффективный метод — это сообщение по электронной почте. Для этого не требуется ни финансовых затрат, ни физических усилий. Окончательное решение принимает уходящий сотрудник.
Еще один популярный способ расставания — размещение письма на информационном стенде в коридоре компании. Таким образом, все работники, проходящие через него, знакомятся с его содержанием. Следует отметить, что подобные способы необходимо заранее согласовывать с руководством соответствующей компании.
Обычно в письме люди подводят итоги своей работы в компании и оценивают результаты. Важно также поблагодарить коллег. Некоторые сотрудники могут быть идентифицированы.
Если увольнение происходит вопреки желанию человека, в письме не следует выражать негатив. Это признак дурного тона, который может испортить репутацию сотрудника и негативно повлиять на его дальнейшее трудоустройство.
Сотрудник также может организовать праздничный обед для коллеги во время перерыва в работе. В таком случае в письме следует отразить этот факт, а также время и место проведения мероприятия.
Еще один необязательный момент — отправить коллеге сообщение, в котором выразить свое мнение о будущем компании и конкретных предлагаемых изменениях. Это может касаться технических процессов, процессов взаимодействия между сотрудником и работодателем и т. д.
Правила работы с деловыми бумагами
Прощальные письма, хотя и не являются обязательными, также относятся к профессиональным документам. Поэтому документ должен быть подготовлен в соответствии со следующими правилами
Соблюдение вышеперечисленных правил остается на совести редактора. Официальный документ не является обязательным, и, теоретически, этими пунктами можно пренебречь.
Формат документа.
Все письма обычно пишутся в свободной форме, и прощальные письма не являются исключением из общего правила. Как правило, для такого рода документов не существует обязательного единого формата. Конкретный формат зависит от автора.
Документ может быть написан от руки синими или черными чернилами или в печатном виде с использованием электронных носителей. Оба варианта имеют право на жизнь. Какой из них вы выберете, зависит от того, как вы решите поделиться информацией с коллегами.
Инструкция по составлению письма
Если сотрудник твердо решил попрощаться с бывшим коллегой должным образом, следует руководствоваться следующими рекомендациями. Во-первых, следует обратить внимание на информацию об отправителе и получателе. Решаем, кому адресовано письмо. Здесь есть только два варианта. Вы можете отправить его как отдельным сотрудникам, так и всему коллективу. Выберите нужный и сделайте соответствующую запись в правом верхнем углу листа. В качестве информации о сотруднике укажите его имя и должность в компании.
Основная часть документа, составляющая основную часть официального документа, начинается внизу документа. Их содержание ограничивается только общими требованиями к профессиональным документам и фантазией автора. В них обычно указываются причины увольнения и выражается благодарность за время, проведенное вместе на работе.
Уважаемые коллеги, сообщаю вам, что с 1 октября 2024 года я покидаю компанию в связи с выходом на пенсию. Я хотел бы выразить свою благодарность за 20 лет работы в отличном коллективе.
Отдельную благодарность хочу выразить Семенову В. П., начальнику юридического отдела. Благодаря Вашим усилиям в коллективе сложилась дружеская атмосфера, которая позволила всем нам добиться больших успехов.
Рекомендую Вас всем сотрудникам ООО «Вершки-Корешки». Давайте соберемся в столовой 1 октября 2024 года в 12.00, чтобы отпраздновать мой уход на пенсию.
Искренне, Батов Н. Д. (Батов), главный юрисконсульт.
Подписывать письмо необязательно, но крайне желательно. Подпись придает документу более профессиональный вид.